Hal-hal Yang Perlu Diperhatikan Sekretaris Dalam Penampilanya

Hal-hal Yang Perlu Diperhatikan Sekretaris Dalam Penampilanya :

• Tata cara berdandan 

  Cara berdandan seorang sekretaris tidak perlu menor agar terlihat menarik. Berdandan secukupnya dan disesuaikan dengan waktu dan posisi dimana kita berada. Jangan memakai aksesoris, make-up yang berlebihan karena akan terlihat sangat  norak dan akan menimbulkan kesan yang negatif bagi orang yang memperhatikannya.

• Tata Rambut

Tata rambut untuk sekretaris jangan sampai mengganggu saat dia bekerja, misalnya terlalu panjang, terurai tanpa diikat. Adalah tidak sopan jika sekretaris harus menyisir dan membenahi rambut di ruangan kerja, terlebih lagi jika sedang ada tamu di ruangan tersebut. Sebenarnya bagi sekretaris model rambut harus diperhatikan, disamping kebersihan, rambut juga harus di pelihara, model gondrong atau crew cut juga tidak disarankan untuk seorang sekretaris.

• Tata  cara berpakaian

Berpenampilan baik dan menarik tidak dilihat dari pakaiannya yang bagus ataupun yang harganya mahal namun dilihat dari kesesuaian pakaiannya atau cara menyeimbangkannya dengan cara bersolek atau menggunakan aksesorisnya. Yang paling utama agar terlihat menarik dalam berpenampilan yaitu menggunakan pakaian yang simpel, bersih dan rapi. Pakaian yang sederhanapun apabila rapi, bersih dan sopan maka akan terlihat menarik.

• Gaya atau perilaku

Selama sekretaris duduk ditempat kerjaannya, menerima tamu atau berbicara dengan tamu harus menjaga jangan sampai terlihat letih, lesu, kurang percaya diri atau memberi kesan bermalas malasan. Hindari pose yang memberikan kesan sensual , demikian juga ketika berjalan seharusnya tidak menunduk atau sambil menggigit jari dan tersipu malu. Gaya ini biasanya dilakukan oleh seorang sekretaris yang kurang percaya diri.
Penampilan yang ideal dari seorang sekretaris diorientasikan pada kepribadian diri dari diri nya. Berpenampilan yang rapi,bersih dan cantik bukan syarat utama menjadi sekretaris, namun yang paling penting adalah inner beauty sekretaris itu sendiri.Dimanapun sekretaris itu berada ia harus mampu menjaga citra perusahaan dengan tidak terlibat tindak kriminal atau tindak pidana yang lain.

Lihat juga : Cara berkomunikasi sekretaris dengan baik

SEKRETARIS HARUS BERKOMUNIKASI DENGAN BAIK

Komunikasi Bagi Sekretaris

      Kurang keterampilan seorang sekretaris dalam berkomunikasi secara efektif dapat menyingung perasaan klien ,pimpinan,rekan-rekannya dan dapat merusak citra perusahaan.

      Untuk itu seorang sekretaris harus dapat berkomunikasi dengan baik dan mahir dalam berbahasa indonesia dengan baik dan bahasa asing.Sekretaris pimpinan adalah bagian front office kantor. Ia selain harus memiliki performa yang baik, juga harus pintar, efektif, kreatif,dan menguasai bahasa Inggris.

Seorang sekretaris akan sukses apabila memenuhi lima kunci utama:

• keterampilan teknis
• keterampilan manajerial
• kemampuan interpersonal
• memiliki kekuatan pribadi
• mampu tampil dengan citra diri baik dan benar.
• Berkomunikasi dengan benar

ATURAN BERBICARA YANG BAIK DAN BENAR:

• berusaha melihat lawan bicara
• suara halus tapi diusahakan selalu cerita dan sahabat
• eksperesi wajah harus diusahakan selalu ceria dan bersahabat

berbicara yang baik bukan bererti berbicara dengan suara yang menyenangkan,tidak menonton ,dan lafal yang jelas sajatapi juga bersipat hati-hati dalam memilih kata-kata berkomentar dan bertindak agar tidak menyingung perasaan orang lain  atau membuat orang lain malu yang nantinya berdanfak buruk bagi perusahaan.

sekretaris harus mampu bersikap tenang ,anggun,dan percaya diri

Lihat juga: Sekretaris harus disiplin

SEKRETARIS HARUS DISIPLIN

SEKRETARIS HARUS DISIPLIN

Sekretaris harus disiplin, mengapa?   bahwa disiplin merupakan nilai-nilai yang dipercaya termasuk melakukan pekerjaan tertentu yang menjadi tanggung jawabnya.

Sekretaris harus memiliki nilai kedisiplinan yang tinggi, karena sekretaris adalah seorang yang dapat dipercaya dalam melakukan pekerjaan yang memiliki integritas dan tanggung jawab yang besar terhadap suatu pekerjaan. Jika seorang sekretaris tidak mampu menerapkan nilai kedisiplinan dalam pekerjaannya, maka dapat dipastikan pekerjaan yang sedang dilakukan tidak dapat terselesaikan dengan sempurna, sebagai contoh apabila seorang sekretaris sering datang terlambat ke kantor, pasti dia tidak dapat memulai aktifitasnya dengan baik, pekerjaan yang seharusnya dikerjakan di pagi hari terhambat akibat datang terlambat, pikiran menjadi kacau dan aktifitas di pagi hari menjadi tidak karuan. Disiplin tidak hanya diukur dalam hal waktu saja, kedisiplinan dapat kita terapkan dengan mengikuti aturan yang berlaku di dalam kantor. Contoh lain dari kedisiplinan adalah kita sebagai seorang sekretaris bisa membuat schedule to do list yang akan kita kerjakan di sepanjang hari ini, sehingga kita tahu hal apa saja yang harus kita kerjakan di hari ini, dan apa saja yang harus segera kita selesaikan di hari ini, sehingga semua pekerjaan kita tidak ada yang terlewatkan. Mengingat bahwa pekerjaan seorang sekretaris tidaklah sedikit dan kita dituntut untuk dapat multi tasking dimana kita harus bisa mengerjakan semua hal dalam waktu yang berdekatan. Untuk itu, apabila kita tidak disiplin dalam mengatur waktu, maka pekerjaan kita akan berantakan.

Disiplin dapat diterapkan dalam kehidupan sehari-hari,hal ini dapat memudahkan kita dalam menerapkan nilai-nilai kedisiplinan dalam bekerja. Contoh untuk sekretaris yang sudah berkeluarga dapat menerapkan nilai kedisiplinannya dengan membagi waktu antara pekerjaan dan keluarga yang dapat menimbulkan working balance. Pembagian waktu dapat dilakukan dengan cara membiasakan diri hidup dengan cara yang teratur, tahu apa yang dilakukan terlebih dahulu dari pagi hari hingga malam hari. Semua kegiatan yang kita lakukan sepanjang hari sudah terjadwal dengan baik, walaupun pasti ada hal-hal yang membuat jadwal rutinitas kita menjadi terganggu, namun hal tersebut tidak akan menjadi masalah apabila kita sudah mempersiapkan jadwal kegiatan kita terlebih dahulu. Sehingga kita dapat bekerja tepat waktu tidak sampai overtime hingga larut malam, kecuali apabila memang sedang dalam pekerjaan yang menuntut kita harus menyelesaikan pekerjaan tersebut pada hari itu juga.

Nilai kedisiplinan merupakan nilai prioritas yang harus dimiliki oleh setiap sekretaris. Mengingat sekretaris adalah seorang yang sangat penting didalam lingkungan kerja, sekretaris dapat menjadi contoh dan teladan bagi staf atau atasannya, apabila sekretarisnya rajin dan disiplin maka lingkungan kantornya akan terasa lebih baik. Kedisiplinan dapat membantu memudahkan semua elemen dalam bekerja dengan baik, akan sangat terasa manfaatnya apabila semua orang dapat menerapkan nilai-nilai dalam bekerja. Semua pekerjaan akan dapat diselesaikan dengan baik, dan tepat waktu. Belum terlambat untuk menerapkan nilai disiplin dalam kehidupan kita, baik dalam kehidupan pribadi, maupun dalam kehidupan sosial.

Disiplin kerja sekretaris adalah salah satu tuntutan konsumen pengguna jasa. Sekretaris wajib mentaati aturan yang ada untuk mencapai tujuan yang ditentukan. Dengan disiplin tinggi, sekretaris akan selalu berusaha keras untuk mengatasi hambatan dalam menjalankan tanggung jawab pekerjaanya. Sebaliknya jika sekretaris memiliki disiplin kerja rendah akan sukar mencapai kualitas pelayanan yang diharpakan oleh pihak ekternal (klien). Hubungan yang saling terkait dikemukakan Oliver dalam Aryani dkk (2010) yang menyatakan ”[M1]” pelanggan merupakan konstruk yang berdiri sendiri dan dipengaruhi oleh kualitas layanan. Artinya jika kualitas pelayanan semakin baik maka kepuasan pelanggan semakin meningkat.

Disiplin kerja dibuat dan diterapkan untuk mencegah kesalahan yang terjadi, disiplin kerja mempunyai tujuan mencegah dan meminimalkan sanksi yang diberikan. Sehingga dengan tujuan tersebut sekretaris mempunyai target, dan tahu apa yang harus mereka lakukan untuk mencapai tujuan target tersebut, dan juga dapat menyelesaikan pekerjaan dengan tepat waktu yang telah ditetapkan dengan tepat dan cermat.

Baca juga : Tantangan bagi Sekretaris Milenial