Tantangan Bagi Seorang Sekretaris

Menjadi sekretaris di jaman modern seperti sekarang ini tentu memiliki tantangan yang lebih besar dari pada jaman dulu. Jika kita tidak memiliki kriteria yang harus dimiliki oleh sekretaris, maka akan lebih sulit untuk menjadi seorang sekretaris di masa sekarang. Tingkat persaingan yang semakin tinggi tertuju dengan kualitas-kualitas terbaik yang dimiliki oleh calon sekretaris muda.

Sekretaris jaman dulu hanya memiliki tugas yang ringan dan dapat dikatakan standar perusahaan, misalnya tugas untuk mengurus keperluan-keperluan kantor. Namun pekerjaan sebagai seorang sekretaris melenial memiliki tingkat tantangan yang berbeda. Tantangan sekretaris milenial lebih banyak dan lebih kompleks, misalnya sekretaris dituntut harus berpengetahuan / berwawasan luas, mampu menghadapi situasi dan kondisi yang tidak terduga, mampu bertindak dan mengambil keputusan secara cepat dan tepat.

Sekarang ini tantangan sekretaris dalam bekerja semakin beragam, dalam hal ini dikarenakan penyesuaian terhadap  perubahan kehidupan. Industri perekonomian yang semakin maju berkembang pesat tidak dapat memberikan kesempatan kepada seorang sekretaris untuk bekerja dengan santai.

Sekretaris memiliki tantangan bermacam-macam, contoh tantangan sekretaris bagi berprofesional, maka yang harus dilakukan atau dilaksanakan bagi sekretaris tersebut harus dapat menjadi seseorang yang memiliki informasi yang kemungkinan sewaktu-waktu dapat digunakan.

Macam-macam Sekretaris :
Sekretaris memiliki beberapa jenis jabatan berdasarkan ruang lingkup tanggung jawabnya, beberapa diantaranya sebagai berikut :

1. Sekretaris Organisasi / Executive Secretary

Sekretaris organisasi yaitu sekretaris yang bertigas untuk sebuah project kesekretariatan di sebuah instansi perusahaan maupun pemerintahan. Beberapa tugas dari sekretaris organisasi meliputi perencanaan dan pengatur, penyusunan tata kerja beserta struktur organisasi, membuat keputusan, mengarahkan, koordinasi, serta monitoring.

2. Sekretaris Pimpinan / Private Secretary

Sekretaris pimpinan adalah orang kepercayaan atau kata lain tangan kanan dari seorang atasan. Sekretaris pimpinan tidak memiliki anak buah hanya saja bekerja untuk salah seorang pimpinan saja. Sekretaris pimpinan biasanya bertugas untuk membantu beban pimpinannya.

3. Sekretaris Pribadi / Personal Secretary

Sekretaris pribadi biasannya bertugas membantu aktivitas pekerjaan kantor seseorang secara personal. Pekerjaan ini biasanya bersifat pribadi, sehingga sekretaris pribadi tentu harus memiliki tanggung jawab untuk menjaga rahasia serta melaksanakan tugas yang diberikan secara khusus kepadanya tersebut secara baik dan bertanggung jawab.

4. Sekretaris Junior dan Sekretaris Senior

Sekretaris junior adalah seseorang yang baru masuk  kedalam bidang pekerjaan sekretaris. Tentu seseorang tersebut belum memiliki pengalaman dan masih memerlukan pengarahan dari atasan maupun senior-seniornya. Sedangkan sekretaris senior yaitu sekretaris yang telah berpengalaman di bidang kerja tersebut sehingga mampu bekerja secara lebih profesional, inisiatif, dan cenderung lebih sedikit melakukan kesalahan-kesalahan dalam pekerjaan sekretaris.

 

Tantangan Sekretaris milenial

• Pengertian Tantangan Sekretaris

Di era yang kian maju, tugasn sekretaris memiliki beberapa tantangan baru. Tantangan sekretaris yaitu sebuah keadaan dimana pekerjaan sekretaris membutuhkan peningkatan skill dan inisiatif untuk menyelesaikan permasalahan-permasalahan yang setiap saat dapat muncul. Tantangan sekretaris adalah hal yang menghambat pekerjaan seorang sekretaris. Dari itu, seorang sekretaris harus dapat menyelesaikan masalah-masalah tersebut dan berani menghadapi tantangan sekretaris yang terus berdatangan.

• Macam-macam Tantangan Sekretaris

1. Memiliki Wawasan tentang hal yang ada di Perusahaan

Sangat penting untuk memahami seluk beluk perusahaan. Serta akan baiknya apabila kita mengetahui tentang latar belakangnya, sejarah, dan pendiri, pemilik, pengurus, serta pemegang saham perusahaan. Dengan lebih mengetahui dan memahami semua aspek tentang perusahaan, maka seseorang akan lebih memahami tentang visi misi yang ingin dicapai oleh perusahaan. Seorang sekretaris akan semakin mudah dan cepat memposisikan dirinya dalam pekerjaan dengan cara menyesuaikan kemampuannya dengan bidang yang harus dikerjakan.

2. Memiliki Wawasan tentang Produk Perusahaan

Seorang sekretaris juga memiliki tantangan yang sulit untuk lebih mengenal dan mengerti produk-produk perusahaan. Tantangan sekretaris ini meliputi kewajiban untuk mengenal dan mengerti tentang produk yang ditawarkan oleh perusahaan. Dengan lebih mengenal dan mengerti produk tersebut, maka seorang sekretaris akan semakin mahir dalam hal pemasarannya.

3. Mengetahui Rekan Bisnis

Seorang sekretaris harus juga mengetahui tentang keseluruhan rekanan bisnis dan partner kerjasama yang dilakukan oleh perusahaan. Selain itu, sangat penting juga untuk memiliki pengetahuan tentang kompetitor-kompetitor perusahaan. Hal ini akan menjadikan seorang sekretaris lebih cakap dalam bekerja sama serta lebih mampu memposisikan diri dalam bersikap kepada rekan bisnis maupun kepada kompetitor. Tantangan sekretaris ini akan membuat perusahaan semakin berkembang dengan masukan-masukan. Karena dengan mengenal kawan dan lawan, perusahaan akan semakin termotivasi untuk memperbaiki perusahaan menjadi lebih baik.

• Cara Menghadapi Tantangan Sekretaris

Beberapa cara yang harus dilakukan dalam menghadapi tantangan sekretaris. Kunci utama untuk menghadapi tantangan sekretaris yaitu harus mempunyai wawasan yang luas dan selalu belajar dengan teknologi baru yang dapat membantu pekerjaannya.

• Peluang Menjadi Sekretaris

Menjadi sekretaris memiliki beberapa keuntungan, salah satu keuntungan menjadi sekretaris adalah memiliki kemampuan untuk mengerjakan tugas secara multi tasking, pekerjaan ini akan meningkatkan skill di berbagai bidang keahlian. Jika Anda merasa tertarik dari tertantang untuk menjadi seorang sekretaris milenial, maka beberapa tips ini mungkin dapat membantu untuk menjadi sekretaris yang profesional. Beberapa tipsnya yaitu :

1. Memiliki Wawasan yang Luas

Seorang sekretaris harus mempunyai pengetahuan  dan skill yang luas di berbagai bidang. Karena pekerjaan sekretaris milenial tidak hanya terbatas pada pekerjaan mengetik, menangani email, menerima telepon, membuat appointment, dan membuat presentasi semata. Untuk menghadapi kemajuan di era globalisasi ini, seorang sekretaris membutuhkan wawasan yang luas agar bisa bekerja dengan lebih kreatif dan inovatif.

2. Memiliki Kecerdasan Emosi

Menjadi sekretaris sangat memerlukan tingkat kontrol emosi yang baik. Seorang sekretaris selalu berinteraksi dengan banyak orang yang berbeda-beda setiap harinya. tentu masing-masing orang tersebut memiliki kepribadian dan karakter yang beragam. Maka dari itu, seorang sekretaris harus mampu mengontrol emosinya.

3. Memiliki Keahlian yang Spesifik

Keterampilan sekretaris seperti mampu mengoperasikan komputer, filling, dan lain sebagainya sudah tentu adalah hal yang umum dimiliki oleh sebagian besar orang yang tertarik dengan pekerjaan sekretaris. Namun hal apa yang dapat membedakannya? Tentu sebuah keahlian yang lebih spesifik. Katakanlah misalnya saja Anda memiliki keahlian di bidang legal, accounting / financing, human resource, maupun pajak (tax), maka hal tersebut akan menjadi nilai tambah bagi Anda untuk menjadi seorang sekretaris kompeten yang dibutuhkan.

4. Mampu Menguasai Manajemen Informasi

Seorang sekretaris harus memiliki kemampuan untuk menyimpan dan menyampaikan informasi dengan akurat kepada orang / departemen yang tepat. Sekretaris bisa menjadi penghubung penyampaian informasi dalam perusahaan yang dia kerjakan.

5. Menguasai Teknologi

Teknologi yang dimaksud merupakan teknologi komunikasi. Bisa terjadi komunikasi langsung (tatap muka), maupun komunikasi secara tidak langsung (telepon, internet, dan sebagainya). Komunikasi langsung memerlukan sekretaris yang cakap berkomunikasi, dan memiliki keahlian melakukan presentasi sendiri yang menarik dan persuasif. Sekarang ini, seorang sekretaris dituntut untuk harus bekerja secara mandiri, bisa diandalkan, percaya diri, serta berinisiatif tinggi.

Bacat juga : Yang harus diperhatikan sekretaris dalam penampilannya

Hal-hal Yang Perlu Diperhatikan Sekretaris Dalam Penampilanya

Hal-hal Yang Perlu Diperhatikan Sekretaris Dalam Penampilanya :

• Tata cara berdandan 

  Cara berdandan seorang sekretaris tidak perlu menor agar terlihat menarik. Berdandan secukupnya dan disesuaikan dengan waktu dan posisi dimana kita berada. Jangan memakai aksesoris, make-up yang berlebihan karena akan terlihat sangat  norak dan akan menimbulkan kesan yang negatif bagi orang yang memperhatikannya.

• Tata Rambut

Tata rambut untuk sekretaris jangan sampai mengganggu saat dia bekerja, misalnya terlalu panjang, terurai tanpa diikat. Adalah tidak sopan jika sekretaris harus menyisir dan membenahi rambut di ruangan kerja, terlebih lagi jika sedang ada tamu di ruangan tersebut. Sebenarnya bagi sekretaris model rambut harus diperhatikan, disamping kebersihan, rambut juga harus di pelihara, model gondrong atau crew cut juga tidak disarankan untuk seorang sekretaris.

• Tata  cara berpakaian

Berpenampilan baik dan menarik tidak dilihat dari pakaiannya yang bagus ataupun yang harganya mahal namun dilihat dari kesesuaian pakaiannya atau cara menyeimbangkannya dengan cara bersolek atau menggunakan aksesorisnya. Yang paling utama agar terlihat menarik dalam berpenampilan yaitu menggunakan pakaian yang simpel, bersih dan rapi. Pakaian yang sederhanapun apabila rapi, bersih dan sopan maka akan terlihat menarik.

• Gaya atau perilaku

Selama sekretaris duduk ditempat kerjaannya, menerima tamu atau berbicara dengan tamu harus menjaga jangan sampai terlihat letih, lesu, kurang percaya diri atau memberi kesan bermalas malasan. Hindari pose yang memberikan kesan sensual , demikian juga ketika berjalan seharusnya tidak menunduk atau sambil menggigit jari dan tersipu malu. Gaya ini biasanya dilakukan oleh seorang sekretaris yang kurang percaya diri.
Penampilan yang ideal dari seorang sekretaris diorientasikan pada kepribadian diri dari diri nya. Berpenampilan yang rapi,bersih dan cantik bukan syarat utama menjadi sekretaris, namun yang paling penting adalah inner beauty sekretaris itu sendiri.Dimanapun sekretaris itu berada ia harus mampu menjaga citra perusahaan dengan tidak terlibat tindak kriminal atau tindak pidana yang lain.

Lihat juga : Cara berkomunikasi sekretaris dengan baik

SEKRETARIS HARUS BERKOMUNIKASI DENGAN BAIK

Komunikasi Bagi Sekretaris

      Kurang keterampilan seorang sekretaris dalam berkomunikasi secara efektif dapat menyingung perasaan klien ,pimpinan,rekan-rekannya dan dapat merusak citra perusahaan.

      Untuk itu seorang sekretaris harus dapat berkomunikasi dengan baik dan mahir dalam berbahasa indonesia dengan baik dan bahasa asing.Sekretaris pimpinan adalah bagian front office kantor. Ia selain harus memiliki performa yang baik, juga harus pintar, efektif, kreatif,dan menguasai bahasa Inggris.

Seorang sekretaris akan sukses apabila memenuhi lima kunci utama:

• keterampilan teknis
• keterampilan manajerial
• kemampuan interpersonal
• memiliki kekuatan pribadi
• mampu tampil dengan citra diri baik dan benar.
• Berkomunikasi dengan benar

ATURAN BERBICARA YANG BAIK DAN BENAR:

• berusaha melihat lawan bicara
• suara halus tapi diusahakan selalu cerita dan sahabat
• eksperesi wajah harus diusahakan selalu ceria dan bersahabat

berbicara yang baik bukan bererti berbicara dengan suara yang menyenangkan,tidak menonton ,dan lafal yang jelas sajatapi juga bersipat hati-hati dalam memilih kata-kata berkomentar dan bertindak agar tidak menyingung perasaan orang lain  atau membuat orang lain malu yang nantinya berdanfak buruk bagi perusahaan.

sekretaris harus mampu bersikap tenang ,anggun,dan percaya diri

Lihat juga: Sekretaris harus disiplin

SEKRETARIS HARUS DISIPLIN

SEKRETARIS HARUS DISIPLIN

Sekretaris harus disiplin, mengapa?   bahwa disiplin merupakan nilai-nilai yang dipercaya termasuk melakukan pekerjaan tertentu yang menjadi tanggung jawabnya.

Sekretaris harus memiliki nilai kedisiplinan yang tinggi, karena sekretaris adalah seorang yang dapat dipercaya dalam melakukan pekerjaan yang memiliki integritas dan tanggung jawab yang besar terhadap suatu pekerjaan. Jika seorang sekretaris tidak mampu menerapkan nilai kedisiplinan dalam pekerjaannya, maka dapat dipastikan pekerjaan yang sedang dilakukan tidak dapat terselesaikan dengan sempurna, sebagai contoh apabila seorang sekretaris sering datang terlambat ke kantor, pasti dia tidak dapat memulai aktifitasnya dengan baik, pekerjaan yang seharusnya dikerjakan di pagi hari terhambat akibat datang terlambat, pikiran menjadi kacau dan aktifitas di pagi hari menjadi tidak karuan. Disiplin tidak hanya diukur dalam hal waktu saja, kedisiplinan dapat kita terapkan dengan mengikuti aturan yang berlaku di dalam kantor. Contoh lain dari kedisiplinan adalah kita sebagai seorang sekretaris bisa membuat schedule to do list yang akan kita kerjakan di sepanjang hari ini, sehingga kita tahu hal apa saja yang harus kita kerjakan di hari ini, dan apa saja yang harus segera kita selesaikan di hari ini, sehingga semua pekerjaan kita tidak ada yang terlewatkan. Mengingat bahwa pekerjaan seorang sekretaris tidaklah sedikit dan kita dituntut untuk dapat multi tasking dimana kita harus bisa mengerjakan semua hal dalam waktu yang berdekatan. Untuk itu, apabila kita tidak disiplin dalam mengatur waktu, maka pekerjaan kita akan berantakan.

Disiplin dapat diterapkan dalam kehidupan sehari-hari,hal ini dapat memudahkan kita dalam menerapkan nilai-nilai kedisiplinan dalam bekerja. Contoh untuk sekretaris yang sudah berkeluarga dapat menerapkan nilai kedisiplinannya dengan membagi waktu antara pekerjaan dan keluarga yang dapat menimbulkan working balance. Pembagian waktu dapat dilakukan dengan cara membiasakan diri hidup dengan cara yang teratur, tahu apa yang dilakukan terlebih dahulu dari pagi hari hingga malam hari. Semua kegiatan yang kita lakukan sepanjang hari sudah terjadwal dengan baik, walaupun pasti ada hal-hal yang membuat jadwal rutinitas kita menjadi terganggu, namun hal tersebut tidak akan menjadi masalah apabila kita sudah mempersiapkan jadwal kegiatan kita terlebih dahulu. Sehingga kita dapat bekerja tepat waktu tidak sampai overtime hingga larut malam, kecuali apabila memang sedang dalam pekerjaan yang menuntut kita harus menyelesaikan pekerjaan tersebut pada hari itu juga.

Nilai kedisiplinan merupakan nilai prioritas yang harus dimiliki oleh setiap sekretaris. Mengingat sekretaris adalah seorang yang sangat penting didalam lingkungan kerja, sekretaris dapat menjadi contoh dan teladan bagi staf atau atasannya, apabila sekretarisnya rajin dan disiplin maka lingkungan kantornya akan terasa lebih baik. Kedisiplinan dapat membantu memudahkan semua elemen dalam bekerja dengan baik, akan sangat terasa manfaatnya apabila semua orang dapat menerapkan nilai-nilai dalam bekerja. Semua pekerjaan akan dapat diselesaikan dengan baik, dan tepat waktu. Belum terlambat untuk menerapkan nilai disiplin dalam kehidupan kita, baik dalam kehidupan pribadi, maupun dalam kehidupan sosial.

Disiplin kerja sekretaris adalah salah satu tuntutan konsumen pengguna jasa. Sekretaris wajib mentaati aturan yang ada untuk mencapai tujuan yang ditentukan. Dengan disiplin tinggi, sekretaris akan selalu berusaha keras untuk mengatasi hambatan dalam menjalankan tanggung jawab pekerjaanya. Sebaliknya jika sekretaris memiliki disiplin kerja rendah akan sukar mencapai kualitas pelayanan yang diharpakan oleh pihak ekternal (klien). Hubungan yang saling terkait dikemukakan Oliver dalam Aryani dkk (2010) yang menyatakan ”[M1]” pelanggan merupakan konstruk yang berdiri sendiri dan dipengaruhi oleh kualitas layanan. Artinya jika kualitas pelayanan semakin baik maka kepuasan pelanggan semakin meningkat.

Disiplin kerja dibuat dan diterapkan untuk mencegah kesalahan yang terjadi, disiplin kerja mempunyai tujuan mencegah dan meminimalkan sanksi yang diberikan. Sehingga dengan tujuan tersebut sekretaris mempunyai target, dan tahu apa yang harus mereka lakukan untuk mencapai tujuan target tersebut, dan juga dapat menyelesaikan pekerjaan dengan tepat waktu yang telah ditetapkan dengan tepat dan cermat.

Baca juga : Tantangan bagi Sekretaris Milenial